Onderzoeksprotocol bij vermoedens van ambtelijke integriteitsschendingen

Er gelden diverse regelingen, die van toepassing zijn bij onderzoek naar integriteitschendingen: de Ambtenarenwet 2017, de Algemene wet bestuursrecht, de Algemene verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (Wbp), de Regeling melding van vermoedens van een misstand (bijlage 2 bij cao provinciale sector) en de Gedragscode ambtelijke integriteit. Wanneer een vermeende integriteitschending heeft plaatsgevonden, zullen niet in alle gevallen de feiten en omstandigheden van de vermeende integriteitschending van begin af aan duidelijk zijn. Ook de rol van betrokken personen zoals melder(s), getuigen, betrokkene(n) is vaak nog onduidelijk. Een onderzoek zal hierover duidelijkheid moeten verschaffen.

Alleen indien een zwaarwegend belang het noodzakelijk maakt, kan de directeur Prolander besluiten af te wijken van het protocol in overleg met de integriteitscoördinator. De afwijking en de reden daarvoor worden opgenomen in het onderzoeksrapport.

Reikwijdte

Dit onderzoeksprotocol is van toepassing op alle meldingen over vermoedens van ambtelijke integriteitschendingen die betrekking hebben op gedragingen van in- en externe medewerkers die in dienst zijn van Prolander of volgens een opdracht tot dienstverlening werkzaam zijn voor Prolander. Het protocol is een aanvulling op de Regeling melden vermoedens van een misstand (hierna: de Regeling) en beschrijft het proces van onderzoek en de in te zetten onderzoeksmethodes. Hierbij is dan ook zoveel mogelijk aansluiting bij de Regeling gezocht. Daar waar er sprake is van een vermoeden van een misstand of een onregelmatigheid, zoals omschreven in de Regeling, is deze leidend. Een melding kan door eenieder worden gedaan, zowel vanuit Prolander als buiten Prolander. Bijvoorbeeld door medewerkers, leidinggevenden en bestuurders van Prolander. Dit protocol is ook van toepassing voor meldingen van externen en sluit daarbij voor het proces zoveel mogelijk aan bij de Regeling melding misstanden.

Definities

In dit protocol wordt onder een vermoeden van een integriteitschending verstaan:

• een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid zoals beschreven in de Regeling melden vermoedens van een misstand.
• een vermoeden van een schending van de geldende gedragscode en andere regels die ten doel hebben integer handelen te waarborgen.

Voor de leesbaarheid van dit protocol spreken we verder van ‘vermoedens van integriteitschendingen.’

Rolverdeling

Bij meldingen en intern onderzoek zijn meerdere professionals betrokken. Een goede rolverdeling en vooral rollenscheiding is cruciaal om het vertrouwen van medewerkers in een zorgvuldige en rechtvaardige behandeling te borgen. Het voorkomt de schijn van vooringenomenheid en belangenverstrengeling. Hieronder de belangrijkste rollen op een rij:

Vertrouwenspersoon: heeft de taak om een melder vertrouwelijk te adviseren. Gaat niet samen met een rol in het onderzoek.

Onderzoekers: kunnen intern of extern worden aangesteld of ingehuurd en hebben als taak de feiten op een rij te zetten, zonder inmenging van de werkgever. Oordelen niet over de vastgestelde feiten en geven geen advies over eventueel rechtspositionele gevolgen.

De integriteitscoördinator: coördineert, stuurt en overziet het algehele integriteitsbeleid. Doet de monitoring van de voortgang en bewaakt termijnen van het melden in relatie tot het onderzoeksproces. Adviseert de directeur van Prolander over het instellen van een onderzoek en het treffen van maatregelen.

Directeur Prolander: is eindverantwoordelijk. De directeur besluit of er een intern onderzoek nodig is en welke maatregelen nodig zijn op basis van de vastgestelde feiten. Ook verantwoordelijk voor het integriteitsbeleid als geheel.

De Functionaris Gegevensbescherming: adviseert desgevraagd en toetst of wordt voldaan aan de voorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en daaraan verbonden wetten.

1. Melding

Melding - Onderzoek - Rapportage - Nazorg

Een melding van een integriteitsschending door een melder vindt plaats conform de Regeling. Een medewerker kan voor het doen van de melding advies inwinnen bij de vertrouwenspersoon en/of bij de integriteitscoördinator. Elke melding van een mogelijke integriteitsschending wordt geregistreerd door de integriteitscoördinator. De integriteitscoördinator ontvangt van de directeur van Prolander de melding en stuurt in opdracht van de directeur de melder (of de vertrouwenspersoon als er sprake is van een vertrouwelijke melding) onverwijld een ontvangstbevestiging van de melding. De ontvangstbevestiging bevat alle zaken conform het genoemde in de Regeling (artikel 9, lid 4). De communicatie met de melder dient op een manier te gebeuren die veilig en vertrouwd verloopt met het oog op datalek risico’s.

Onderzoekswaardigheid

De integriteitscoördinator onderzoekt de onderzoekswaardigheid van de melding. Het vooronderzoek dient zich te beperken tot het duiden van de melding en het ophalen van informatie die nodig is om de onderzoekswaardigheid van een vermoeden te kunnen beoordelen. Het besluit tot het doen van onderzoek is immers nog niet genomen. Om de onderzoekswaardigheid te bepalen voert de integriteitscoördinator indien nodig een intakegesprek met de melder. Het intakegesprek kan eventueel aan een extern bureau worden uitbesteed. Indien gewenst kan het gesprek worden opgenomen, en de opname aan alle deelnemers ter beschikking worden gesteld. De opname dient van tevoren worden gemeld en is enkel toegestaan indien alle betrokken partijen hiermee instemmen. Van dit gesprek wordt een schriftelijk verslag opgemaakt. De melder wordt in de gelegenheid gesteld correcties op feitelijke onjuistheden aan te brengen in het verslag. Als de identiteit van de melder slechts bekend is bij de vertrouwenspersoon dan wordt het gesprek met de vertrouwenspersoon gevoerd en fungeert deze als intermediair. De functionarissen die bij het vooronderzoek of intakegesprek betrokken zijn, mogen op geen enkele wijze betrokken zijn bij de vermeende integriteitschending.

Mogelijke uitkomsten

De integriteitscoördinator brengt zo spoedig mogelijk gezamenlijk met een concernjurist en een adviseur van P&O, advies uit aan de directeur van Prolander over de uitkomst van de onderzoekswaardigheid van de melding. Daartoe wordt een schriftelijk advies opgesteld en is het verslag van het intakegesprek bijgevoegd. De uitkomst van de beoordeling van de melding (inclusief eventueel vooronderzoek) kan zijn:

1. De melding is onderzoekswaardig.
2. De melding is niet onderzoekswaardig.
3. De informatie verkregen tijdens de beoordeling en/of vooronderzoek geeft reeds helderheid over het al dan niet gepleegd zijn van een schending, waardoor nader (persoonsgericht) onderzoek achterwege kan blijven.

In dit laatste geval wordt overgegaan tot hoor en wederhoor over de conclusies van de beoordeling met de persoon over wie de melding gaat. Als de melding door de directeur van Prolander als niet onderzoekswaardig wordt aangemerkt, wordt de melder conform de Regeling, schriftelijk binnen twee weken na de melding door de directeur van Prolander geïnformeerd. Daarbij wordt gemotiveerd aangegeven waarom geen onderzoek wordt ingesteld. De behandeling van de melding is hiermee afgerond.

2. Onderzoek

Als de melding als onderzoekswaardig is beoordeeld dan wordt een onderzoek ingesteld.

De directeur is opdrachtgever van het onderzoek en de integriteitscoördinator opdrachtnemer. De integriteitscoördinator stelt in zijn rol van opdrachtnemer een adviesteam samen welke ten minste bestaat uit een P&O adviseur en een concernjurist. Indien noodzakelijk kan hij gebruik maken van dan in te richten platform integriteit in de vorm van een klankbord. In het geval de directeur van Prolander onderdeel is van het onderzoek dan is de Voorzitter van het bestuur van Prolander opdrachtgever. De opdrachtnemer zorgt voor een onderzoeksopdracht. Deze wordt vastgesteld door de opdrachtgever. De opdrachtnemer is feitelijk gedelegeerd opdrachtgever voor de interne of externe onderzoekers. De externe onderzoekers tekenen een geheimhoudingsverklaring. Bij uitbesteding aan een externe partij is aandacht vereist voor de verwerking van persoonsgegevens.

De melder wordt schriftelijk geïnformeerd over dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De privacy van de melder dient geborgd te zijn. De melder is bekend bij de integriteitscoördinator, de opdrachtgever en de onderzoekers tenzij de melding anoniem is gedaan. De persoon over wie de melding gaat wordt zo spoedig mogelijk door zijn direct leidinggevende, daartoe bijgestaan door de opdrachtnemer, op de hoogte gesteld van het feit dat een onderzoek is ingesteld naar zijn/haar handelen tenzij het belang van het onderzoek zich daartegen verzet. Ook ontvangt de persoon over wie de melding gaat informatie over de procedure en de mogelijkheid zich te laten bijstaan door een adviseur of gemachtigde.

Alle bij het onderzoek betrokken personen worden door de onderzoekers op de hoogte gesteld en ontvangen dit onderzoeksprotocol. Besluitvorming over de wijze, mate en het moment van informeren van andere betrokkenen zoals direct leidinggevenden of ligt bij de directeur. Een adviseur van het team P&O adviseert na afstemming met de integriteitscoördinator de directeur over te nemen rechtspositionele maatregelen met betrekking tot de persoon over wie de melding gaat.

Medewerking aan onderzoek

Alle intern betrokkenen, waaronder getuigen, hebben als ambtenaar in beginsel de plicht om te voldoen aan een redelijk verzoek van hun werkgever om mee te werken aan het onderzoek. Bij bepaalde onderzoeksmethoden dient in overleg met de functionaris gegevensbescherming weloverwogen privacy-afwegingen te worden gemaakt. Externe betrokkenen kunnen niet worden verplicht deel te nemen aan het onderzoek. Een eventuele weigering wordt gemeld bij de opdrachtgever en vermeld in het rapport. De persoon over wie de melding gaat heeft daarentegen het recht om zijn medewerking aan het onderzoek te weigeren, voor zover hij hiermee zichzelf in strafrechtelijke zin zou belasten.

De weigering van een intern betrokkene om, in de uitoefening van zijn functie, mee te werken aan het onderzoek wordt gemeld bij zijn leidinggevende. Als de weigering daartoe aanleiding geeft - bijvoorbeeld doordat er sprake is van plichtsverzuim - bestaat de mogelijkheid dat er passende rechtspositionele maatregelen worden genomen. Het voorgaande geldt ook als tijdens het onderzoek blijkt dat een intern betrokkene bewust onjuiste informatie heeft verstrekt of opzettelijk relevante informatie heeft achtergehouden.

De opdrachtnemer is gedurende het hele proces van afhandeling van een melding van een misstand of integriteitsschending het eerste aanspreekpunt voor alle partijen. Tijdens het onderzoek wordt de directeur regelmatig over de voortgang en bij fundamentele ontwikkelingen in het onderzoek op de hoogte gehouden. Enkel de directeur is bevoegd - met inachtneming van de geldende (privacy)wetgeving - informatie over het onderzoek aan de media, het publiek, de provincie en overige personen te verstrekken. De opdrachtgever kan met inachtneming van proportionaliteit en subsidiariteit zijn bevoegdheden aan de onderzoekers overdragen. De onderzoekers dienen daartoe een verzoek in bij de opdrachtnemer van het onderzoek, zijnde de integriteitscoördinator. De opdrachtnemer bespreekt het verzoek met de opdrachtgever en deze laatst verleent vervolgens al dan niet toestemming. Deze bevoegdheden worden zoveel mogelijk beschreven in de onderzoeksopdracht of op andere wijze schriftelijk vastgelegd, waaruit instemming van de directeur blijkt.

Onderzoeksmethoden

De onderzoeksmethode moet worden opgenomen in de onderzoeksopdracht. Onderzoekers kunnen diverse onderzoeksmethoden inzetten zoals documentonderzoek, interviews, doorzoeken van de werkomgeving, observatie of het onderzoeken van telecommunicatiemiddelen. Hiervoor genoemde onderzoeksmethoden zijn niet limitatief. De methode wordt afgewogen op basis van proportionaliteit en subsidiariteit. Voor de diverse onderzoeksmethoden en het vaststellen van proportionaliteit en subsidiariteit wordt gebruikgemaakt van de informatie uit de brochure "Integriteit in de praktijk - Intern Onderzoek" van het Huis voor Klokkenluiders. Ook moet elk onderzoek binnen de geldende privacywetgeving worden uitgevoerd. De onderzoekers moeten daarom advies inwinnen bij de Functionaris Gegevensbescherming.

Het verkrijgen van informatie van personen

De Ambtenarenwet bepaalt dat de ambtenaar zich dient te gedragen als een goed werknemer. Daaruit kan voortvloeien dat de werkgever (en de onderzoekers tijdens een onderzoek in zijn opdracht) zijn werknemer verzoekt om informatie betreffende zijn functie, of datgene wat hij uit hoofde van zijn functie weet of heeft waargenomen. Ook de extern betrokkene kan worden verzocht om informatie te geven. Een verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in een:

• verzoek tot het mondeling verstrekken van feiten of omstandigheden;
• verzoek tot het ter beschikking stellen van of inzage geven in documenten of andere goederen ter beschikking aan de onderzoekers.

3. Onderzoeksrapport

Zodra het conceptrapport van bevindingen gereed is – inclusief onderliggende stukken zoals interviews en overige feitelijke informatie - vindt door de opdrachtnemer een toets op feitelijke onjuistheden, consistentie en rechtmatigheid plaats. Vervolgens wordt het definitieve rapport van bevindingen voor hoor- en wederhoor voorgelegd aan de persoon over wie de melding gaat en aan de melder. Ze krijgen de ruimte om hun oordeel te vormen over de resultaten van het onderzoek, de rechtmatigheid van het onderzoek en de onderzoeksmethoden. De onderliggende stukken die tot het rapport van bevindingen hebben geleid, mag de persoon over wie de melding gaat op locatie inzien onder voorwaarde dat deze geen stukken meeneemt, gedeeltelijk of geheel kopieert en de privacy van andere betrokkenen (middels bijvoorbeeld pseudonimiseren) is gewaarborgd. Het maken van aantekeningen is toegestaan. Net als de aanwezigheid van een adviseur of gemachtigde. De opmerkingen van de persoon over wie de melding gaat worden opgetekend in een verslag en bijgevoegd in het rapport van bevindingen.

Bevindingen

De onderzoekers stellen hun bevindingen vast en leveren deze op aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer stelt aan de hand van het onderzoeksrapport een samenvatting van het onderzoek op alsmede een advies over de eventuele rechtspositionele maatregelen. Het advies over de rechtspositionele maatregelen komt tot stand in overleg tussen de integriteitscoördinator, de direct leidinggevende en een adviseur van het team P&O. De directeur van Prolander beslist met inachtneming van het advies of het rapport aanleiding geeft tot het kwalificeren van de gedragingen als plichtsverzuim en spreekt eventueel een voornemen tot rechtspositionele maatregelen uit. Binnen acht weken na de melding van een vermoeden van een misstand bij Prolander stelt het bestuur van Prolander de ambtenaar of, in voorkomend geval, de vertrouwenspersoon, alsmede de persoon over wie de melding gaat heeft, schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, van hun oordeel daarover en van de eventuele consequenties die zij daaraan verbinden. De termijn van acht weken kan met maximaal vier weken worden verlengd. De ambtenaar of - in voorkomend geval - de vertrouwenspersoon, alsmede de persoon of personen over wie de melding gaat, worden daarvan schriftelijk in kennis gesteld.

Terugkoppeling

Indien er geen integriteitsschending is vastgesteld, wordt dit aan de persoon over wie de melding gaat medegedeeld en wordt bekeken hoe eerherstel of rehabilitatie kan worden verleend. Indien er wel sprake is van een intergriteitsschending is het de direct leidinggevende die de vervolgprocedure meedeelt aan de persoon over wie de melding gaat. De melder wordt gelijktijdig met de persoon over wie de melding gaat geïnformeerd over de belangrijkste conclusies van het onderzoek. Hierbij wordt aangesloten bij de Regeling. De overige betrokkenen krijgen na afloop van het onderzoek bericht dat het onderzoek is afgerond. De directeur informeert het bestuur van Prolander over de melding en de wijze van afhandeling. De stukken worden in een afgescheiden deel van het personeelsdossier opgenomen, tenzij hiertoe anders wordt besloten.

4. Nazorg en leerproces

Na het onderzoek wordt aan de intern betrokkenen gevraagd of er behoefte is aan nazorg. Indien daar behoefte aan is, dan wordt dit door de werkgever gefaciliteerd. De integriteitscoördinator zal de opdrachtgever en het management adviseren en ondersteunen bij deze gesprekken.

Een afgerond onderzoek naar een vermoeden van integriteitschending kan ook aanleiding zijn om in (een) bijeenkomst(en) met medewerkers van betreffende team(s) lering te trekken uit wat is voorgevallen en hier aandacht aan te besteden in bijvoorbeeld een moreel beraad.